Wypełniony wniosek należy przesłać na adres: Wydział Kultury, Promocji i Sportu Urzędu Miasta Częstochowy (42-217 Częstochowa, ul. Śląska 11/13) lub dostarczyć do kancelarii Urzędu Miasta Częstochowy do 27 lutego. Można też składać dokumenty za pomocą platformy Systemu Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej Województwa Śląskiego na adres email: www.sekap.pl lub Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej: www.epuap.pl.

Do wniosku należy dołączyć komunikat z zawodów, w których zawodnik osiągnął sukces.

W ubiegłym roku przyznano w sumie 55 nagród i 56 wyróżnień, w tym 5 za szczególny wkład i rozwój sportu i kultury fizycznej.